Cómo planificamos un viaje

Sabemos que esto está muy trillado y que ya todo el mundo tiene claro cómo preparar un viaje por libre, pero como últimamente nos lo han preguntado bastante, vamos a dejaros aquí nuestra manera de planificar los viajes, es como lo hacemos nosotros y nos funciona muy bien.

Destino y vuelos

Obviamente lo primero que hacemos es buscar un destino. En nuestro caso eso depende mucho de la época para la que estemos buscando y el tiempo del que dispongamos. Tenemos una lista de destinos pendientes ordenados por preferencia pero, como os decíamos antes, depende mucho de la época en que viajemos.

En la era PreCOVID, nosotros hacíamos 4 viajes fijos al año: al menos uno fuera de Europa y dos o tres fuera de España, además de las escapadas nacionales siempre que podíamos. Normalmente, en agosto empezábamos a buscar los viajes del año siguiente, sin dejar de pensar en la organización de los que nos quedasen ese año, que al menos siempre era uno, en el puente de octubre. Agosto es una buena fecha para buscar porque suelen salir muchas ofertas, sobretodo a finales de mes e inicios de septiembre.

Cuando llega agosto y hay que elegir destino, decidimos fecha y duración del viaje según nuestras vacaciones (que por suerte podemos elegir en las fechas que queramos). El viaje largo fuera de Europa lo hacemos normalmente entre febrero y marzo y de dos a cuatro semanas de duración. Suele ser el primero que miramos, así que con la lista de destinos delante, empezamos a buscar vuelos a distintos sitios.

A veces hacemos una búsqueda general en un buscador tipo Skyscanner para ver qué compañías hacen la ruta y qué conexiones nos vienen mejor, y de ahí pasamos a la web de cada compañía, repitiendo la búsqueda para ver los precios.


NUNCA compramos los vuelos en un intermediario, por nuestra experiencia y la de amigos cercano sabemos que si luego hay problemas con el vuelo, la compañía aérea se lava las manos y pelear con el intermediario es mucho más dificil.


Según los resultados de precios y fechas, se va cerrando el círculo del destino y normalmente nos quedamos con dos o tres para la selección final.

Hacemos una pausa en las búsquedas. Esa pausa no puede ser muy larga, ya que en cuestión de días u horas los precios pueden subir (o bajar, pero por ley interna nunca volvemos a buscar un vuelo una vez comprado, para no enfadarnos, jeje). Durante esta pausa revisamos la información sobre los destinos y cuál es el más idóneo para visitar según el clima en las fechas que hemos visto las mejores ofertas, esto suele hacer que nos quedemos con un destino definitivo. Sin pensarlo mucho más compramos los billetes.

¡YA TENEMOS VUELOS!

Ha llegado la hora de sacar nuestra plantilla de la hoja de cálculo y la guía en blanco del procesador de texto para empezar a organizar (nosotros usamos Numbers y Pages, respectivamente, que son los programas de Apple). Y, si no la tenemos ya, nos acercamos a nuestra librería del barrio a por la guía del país, una o varias según lo ansiosos que estemos ese día.

Plantilla de la hoja de cálculo para organizar el viaje

Etapas de ruta y hoteles

Ya hemos decidido el país, en ese momento revisamos las guías y leemos blogs para ver qué es lo que más nos apetece visitar y así decidir cuántos días dedicarle a cada zona.

Apuntamos todo según el orden de importancia, desde lo imprescindible a lo que nos daría igual dejar de ver (siempre pensamos que iremos más de una vez a cada destino y podremos ver lo que nos dejamos en el tintero).

Conforme lo vamos apuntando, hacemos un mapa de MyMaps de Google, creando un marcador de cada uno de los puntos de interés. Si dudamos que vayamos a tener cobertura de internet una vez lleguemos al destino (como por ejemplo, Cuba) es posible que también hagamos el mapa en la app maps.me.

Mapa creado en MyMaps de Google

Según la distancia entre los distintos puntos, dividimos por etapas y vemos cuantos días necesitamos para cada una de ellas.

Con esto decidido, pasamos a reservar los hoteles. Normalmente Booking nos soluciona este primer intento de reserva, luego veréis que las cosas pueden ir cambiando hasta que esté finalmente todo cerrado.

Abrimos la web y vamos zona por zona reservando el hotel que más nos gusta y se adapta a nuestras necesidades, que dependiendo del viaje puede ser cercanía al punto de la visita, o determinado servicio que busquemos (en el golfo de Tailandía buscábamos un hotel a pie de playa, mientras que en la siguiente etapa lo que queríamos era piscina privada en la habitación). En este punto siempre SIEMPRE es imprescindible que la cancelación sea gratuita. Nuestra hoja de Numbers se va rellenando.

Una cosa más, ¡YA TENEMOS ALOJAMIENTO!

Hoja de Numbers con los datos del viaje

Transportes

Tenemos una hoja de ruta provisional. De momento sólo hemos pagado los vuelos de ida y vuelta, los hoteles están reservados con cancelación gratuita y toca ver como morverse de una zona a otra. Si tenemos claro que el viaje va a ser por carretera, directamente nos ponemos a buscar en webs de alquiler de coches, como rentalcars.com. Si no queremos conducir, como nos pasa cuando vamos a Asia, vamos a omio.es y vemos las posibilidades de transporte que nos ofrecen. 

Hacemos búsquedas para cada una de las etapas. Nos encanta el tren y preferimos viajar en él, pero hay países como los del Sudeste asiático donde no es la mejor opción, ya que los trenes llevan mucho retraso y son bastante lentos, por lo que en el viaje a Tailandia nos movimos con vuelos internos. En cambio en el viaje a las islas griegas lo que nos interesaba reservar eran los barcos.

Este paso tiene que estar muy claro ya que las compañias aéreas, las de tren o las navieras, no permiten reservar, es compra directa.

Vale, ¡YA TENEMOS LOS TRANSPORTES!

Es hora de revisar los alojamientos para comprobar si los horarios de los transportes se adecúan a las etapas y fechas previstas en el paso anterior. Si hay que cambiar algo, es el momento de hacerlo.

Hoja de numbers con los datos de los transportes

Crear itinerarios

Bien, pasemos a nuestra plantilla de Pages y empecemos a rellenar día a día. Aquí lo que hacemos es, siguiendo con la revisión de guías en papel, blogs, etc. (que no paramos de hacer en todo este proceso) decidir qué veremos cada día para aprovechar al máximo el tiempo del que dispondremos. También nos sirve para decidir cuándo hacer cada visita según el día de la semana. Hay mercados que sólo abren uno o unos pocos días al mes, o museos y atracciones que cierran algún día fijo. También hay que tener en cuenta los festivos del país y las fiestas locales, tanto si queremos verlas, como si en algún caso puede que queramos evitarlas.

En esta plantilla, además, ponemos los horarios del sol y la luna, somos yonkis de los amanecesres y los atardeceres, incluso hay sitios que visitamos exclusivamente por las vistas en esos momentos del día. Incluímos la previsión del tiempo (esto lo vamos actualizamos casi cada día durante el mes previo al viaje) para ver también la ropa que tendremos que llevar. A última hora puede que cambiemos de día alguna visita (si dan mal tiempo y las reservas nos lo permiten) para hacerla en las mejores condiciones.

Si creemos que nos va a hacer falta, incluimos en esta guía las rutas a determinado destino. Si hay que ir caminando o hay que coger el transporte público miramos las opciones y las anotamos (qué parada de metro o línea de autobús va a determinado lugar). Además solemos incluir mapas con el trayecto para que nos sea más visual, sobretodo en los desplazamientos a los. hoteles, que con las maletas y los nervios de llegar nos gusta tener bien claros. 

Si el viaje es por carretera, hacemos la ruta con la app para Mac RoadTrip Planner, que nos permite ir poniendo los marcadores y hacer las mediciones de kilómetros y tiempo de forma más fácil e intuitiva que con gmaps. Además se pueden ir haciendo las etapas e imprimirlas de forma individual, o exportarlas para verlas en el móvil. 

Itinerarios impresos

Excursiones, entradas, reservas, traslados…

Cada vez hay más monumentos o atracciones que tienen tanta afluencia que hay que hacer una reserva previa para poder visitarla. En el momento de mayor movimiento de turismo, hace apenas un año (estamos escribiendo esto en enero del 2021), había lugares como la Alhambra de Granada, la Torre Eiffel en París o eventos como el Hanami en Japón o el Loy Kratong en Tailandia, en los que era necesario hacer la reserva con casi un año de antelación para poder conseguir entrar. Pasaba igual con algunos de los mejores restaurantes del mundo o excursiones muy solicitadas y con un aforo muy reducido como la visita al Lake O’Hara en las Rocosas Canadienses (que pese a nuestra previsión extrema no pudimos visitar ya que el cartel de vendido estaba colgado a un año vista).

Teniendo esto en cuenta, nosotros intentamos revisar en las guías qué visitas necesitan reserva previa, y si no es necesario de forma directa, ver si hay mejoras al reservar con antelación. Como cuando subimos los primeros, y solos, al observatorio del One World Trade Center en Nueva York y pudimos ver cómo subían las persianas de los ventanales, después de una espectáculo de luces, observando cómo la ciudad se desplegaba bajo nuestros pies. Éramos los únicos que habíamos reservado entradas en el primer turno VIP.

Podemos hacer estas previsiones porque tenemos nuestra hoja con los días en cada lugar, los horarios de los transportes y los hoteles (todavía provisionales), esto nos permite comprar las entradas y hacer las reservas con la máxima seguridad de poder cumplir el itinerario.

Entradas y reservas realizadas antes de salir de viaje

Revisión y preparación

A partir de aquí lo que hacemos es revisar los hoteles que hemos elegido, miramos si en la web propia de la cadena hotelera hay mejores ofertas que en Booking. Muchas veces ofrecen el mismo precio pero con algún servicio extra, y nosotros solemos aprovecharlo. Estos cambios los hacemos siempre a última hora, ya que normalmente los hoteles ofrecen cancelación gratuita pero con pago por adelantado. 

Es también en este momento cuando miramos los visados que hay que pedir, y si necesitamos vacunas, planificamos la vacunación con tiempo ya que, al menos en Valencia, el centro de vacunación internacional está muy solicitado y no dan fechas muy próximas, por lo que es conveniente coger cita con bastante antelación. 

Durante el último mes es cuando empezamos a comprobar la previsión del tiempo, y asegurarnos de que tenemos la ropa, accesorios y medicación que nos va a hacer falta. Es fácil que las maletas estén ya abiertas y vayamos dejando todas estas cosas dentro durante ese último mes. 

Somos tan sumamente extremos en la organización que durante la última semana hacemos una hoja de comprobación en la que vamos marcando si tenemos todo lo necesario para el viaje. 

Hoja de comprobación final

Pues así es como nosotros abordamos nuestros viajes, y la verdad es que disfrutamos mucho este proceso. Para nosotros forma parte esencial del viaje y cuando hemos viajado sin prepararlo nosotros (han sido sólo dos ocasiones) no lo disfrutamos igual.

Cada viaje lo disfrutamos tres veces: en la preparación, durante el propio viaje y en la posterior revisión y edición de las fotos para el libro y el vídeo. Incluso podemos decir que llegamos a disfrutarlo infinitas veces cada vez que nos sentamos delante del álbum o de una pantalla para ver los vídeos. 

Esperamos que esto os sirva de ayuda o inspiración y si queréis alguna de nuestras plantillas o algún consejo, no tenéis más que escribirnos.